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Opinión

Qué son las metodologías ágiles y cómo aplicarlas

Por Luciana Paulise

Ser competitivo hoy, es una cosa, cómo mantenerse competitivo en el tiempo, resulta cada vez más complejo. Los dramáticos cambios del mercado requieren hoy una cultura ágil, adaptable a los cambios. Como decía Darwin, “no sobrevive la especie más fuerte ni la más inteligente, sino que la mejor se adapta al cambio”.

La industria que más rápido se mueve hoy en día es la del software, por lo que los que quieren triunfar requieren ser más ágiles que la competencia. Así, con los millennials y los iphones, surgió en 2001 el pensamiento ágil o Agile Thinking. Una cultura ágil implica que los comportamientos de todos los empleados están alineados en un mismo sentido, promoviendo el cambio y la innovación en todo lo que hacen. El resultado de trabajar de manera ágil es que la gente se adapta más rápido a los cambios, termina el trabajo más rápido dada la forma en que está organizado y además están todos más involucrados. A diferencia de las empresas tradicionales donde solo el 10% del personal está comprometido 100%, todos los empleados se encuentran en una especie de “estado de flujo” (como cuando nos concentramos en algo que nos gusta tanto que no notamos el paso del tiempo), involucrados en su proyecto. En fin, las compañías ágiles logran motivar a los empleados en el trabajo, incluso y sobre todo a los “millennials” que son los que más rápidamente se adaptan a este tipo de cultura. Además y como si esto fuera poco, el foco de estas empresas ágiles está puesto en el cliente. Se adaptan más rápido a lo que quiere el cliente, lo que por consiguiente también las convierte en las preferidas por el consumidor.

 Y esa cultura solo puede lograrse con el ejemplo de la gerencia y capacitando al equipo con nuevas “rutinas” que los permita ser más permeables a la innovación constante.  En la era ágil, la innovación nunca termina.

Metodologías ágiles

Las metodologías ágiles más conocidas con Scrum (principal herramienta ágil para organizar los equipos de trabajo), DevOps (práctica para promover la comunicación entre las distintas áreas de IT), Kanban (sistema para gerenciar el stock o las tareas en proceso), Lean (elimina los desperdicios de manera sistemática), Lean Startup (desarrollo ágil de empresas y productos) y design thinking (herramienta para innovar que integra las necesidades de los clientes, la tecnología disponible y los recursos de la empresa). 

Empresas ágiles

Pues bien sí, resultó tan ideal que incluso la innovación ágil ya salió del terreno del software, y además es posible aplicarlo en todos los procesos de la organización, incluso en la gerencia. Alguna compañías nacen agiles, como Spotify, y trabajan de la misma forma en todos sus sectores. Empresas como Airbnb, GE, Saab y P&G ya lo están aplicando.

Otras compañías más tradicionales, como el banco Barclays o Citibank, hospitales o incluso empresas químicas y del rubro de petróleo como ExxonMobil también están implementando las metodologías agiles, algunas de manera más progresiva, empezando por el sector IT. 

Las pymes tienen más problemas adaptando a una cultura ágil porque suelen depender mucho de las decisiones del dueño. Sin embargo, al estar más cerca del cliente, tener una estructura más pequeña y contar con menos recursos, las metodologías ágiles son ideales. Hemos trabajado aplicando métodos ágiles en diversas empresas Argentinas con muchísimo éxito, pero eso sí, los cambios no son de un día para el otro, requieren tiempo y compromiso de la dirección.  

Beneficios de ser ágil

Comparado con los métodos tradicionales de gerenciamiento, ser ágil permite a las empresas

1 Tomar decisiones más rápidamente, liberar a los gerentes y mandos medios para que dediquen su tiempo a decisiones más estratégicas
2 Adaptar mejor los productos y servicios a las necesidades del cliente
3 Reducir costos al eliminar tareas burocráticas, reuniones y aprobaciones innecesarias, y reduciendo los tiempos de desarrollo

4 Aumentar la motivación del personal y el involucramiento, ya que trabajando en pequeños equipos encuentran que pueden aportar más y mejor a la empresa
Los resultados son contundentes:

50% más productos nuevos40% más respuesta de los clientes generados por Los programas de marketing 200% más compromiso y “engagement” de los empleados
El manifiesto ágil

Ahora que ya sabemos los beneficios, el próximo paso es analizar cómo está nuestra empresa hoy en día, y qué cambios necesitaría aplicar para convertirse en ágil. No se trata sólo de aplicar herramientas, sino de generar una nueva cultura de trabajo. Se cambia la cultura generando nuevos hábitos de trabajo que dan lugar a la rapidez y la adaptación.   Entre los más importantes están los siguientes:

Formar pequeños equipos
 En las metodologías agiles la innovación surge de los operarios, de la base de la organización, no de la dirección. La organización se descompone en pequeñas piezas. Se definen tareas pequeñas que se realizan en equipos multidisciplinarios que deben completarse en periodos pequeños de tiempo. Estos equipos deben ser autónomos, es decir que deben poner sus propias reglas en cuanto a tiempos y métodos para trabajar. Además, deben tener gente de distintas funciones, para poder aportar diferentes puntos de vista. 

Enfocarse en el cliente

El cliente no solo tiene siempre la razón, sino que es el jefe de cada Proyecto. Todos los equipos deben, antes de concluir sus proyectos, testearlos con el cliente. Los empleados deben poder tomas decisiones para satisfacer al cliente en el momento correcto. Todas las funciones, incluso los sectores de administración, contabilidad o compras deben entender la importancia del cliente y estar para servirlo. Todos los puntos de contacto con el cliente son importantes, tanto para darle un servicio como para tomar su feedback. Todos deben buscar como satisfacerlo y ser los mejores en lo que hacen. Cualquier fricción con el cliente puede hacer que este busque otro proveedor. Este poder de satisfacer al cliente es una de las razones que más genera involucramiento en los empleados. Y los dueños o gerentes son los principales en transmitir este mensaje consistentemente todos los días en cada acción y decisión. Muchos costos de la empresa se reducen debido a la “ley del cliente” porque solo se venden los productos que quiere el cliente y solo se hacen los procesos que agregan valor al cliente. Se eliminan así tiempos y decisiones  innecesarios. 
Desarrollar una cultura ágil

Para lograr que la organización sea ágil, no solo se logra teniendo equipos agiles, sino logrando que la cultura de la empresa sea ágil. Muchas de las decisiones no se esperan a que lleguen a la cima de la organización, sino que las toma directamente el empleado que tiene contacto con el cliente. En lugar de ver la organización como una pirámide, se ve como una red de equipos que colaboran e interactúan entre sí, aprovechando los talentos y competencias de cada uno. Siguen habiendo procesos estables y jerarquías para las decisiones estratégicas, pero se reduce la burocracia, las ideas vienen de todos lados, las decisiones son más rápidas y más relacionadas con satisfacer al cliente.

Desarrollar Líderes ágiles

Los mandos medios deben convertirse de decisores a facilitadores o coaches. Deben tomar menos decisiones, ya que las decisiones más operativas debe tomarlas el equipo. Por otro lado deben desarrollar más sus habilidades de comunicación y resolución de problemas. Los líderes deben formar los equipos, ayudarlos a definir sus objetivos, dejarlo actuar de forma independiente para lograr esos objetivos y monitorear el avance en reuniones diarias de no más de 20 minutos. La mayoría de los líderes y supervisores no fueron formados para trabajar de esta forma, y van a encontrar dificultades. Es necesario guiar y capacitar a los líderes ágiles con habilidades soft y técnicas ágiles para que puedan lograrlo. 

La era ágil vino para quedarse, y está revolucionando todos los mercados. No es que antes hacíamos “todo mal”, es que el contexto cambió, y sigue cambiando. El que se adapta más rápido se quedará con más mercado. ¿Qué tan rápido se adapta tu compañía?

¡Éxitos!
*Coach y Directora Biztorming Training & Consulting

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Columnista